Datenschutzerklärung

Stand: 10. September 2026 · Version 1.0

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Kundenbereich ist:

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür bei uns nicht vorliegen. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, und stützen jede Verarbeitung auf eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Wir verkaufen keine Daten, und wir nutzen Inhalte, die wir im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, nicht für eigene Zwecke und nicht zum Training von KI-Modellen.

3. Aufruf der Website

Beim Aufruf unserer Seiten übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Daten an unseren Server, die in Server-Logdateien gespeichert werden: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die Seite auszuliefern, ihre Stabilität zu sichern und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb. Die Logdaten werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht oder gekürzt, sofern kein Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.

4. Cookies und Reichweitenmessung

Wir setzen nur solche Cookies und vergleichbaren Speichertechniken ein, die für den Betrieb der Website und des Kundenbereichs technisch erforderlich sind, insbesondere zur Sitzungsverwaltung nach der Anmeldung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Setzen wir künftig Analyse- oder Marketingdienste ein, geschieht das ausschließlich nach Ihrer vorherigen Einwilligung über ein Einwilligungsbanner; diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

5. Kontaktaufnahme und Terminanfragen

Wenn Sie uns per E-Mail, über ein Formular oder über eine Terminbuchung kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben – typischerweise Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und den Inhalt Ihrer Nachricht – zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen diese Daten, sobald das Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen; handels- und steuerrechtliche Fristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren bleiben unberührt.

Antwortentwürfe auf eingehende E-Mails erstellen wir mit Unterstützung von KI-Systemen. Ein Entwurf wird erst versendet, nachdem ein Mensch ihn geprüft und freigegeben hat. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

6. Kundenbereich und Vertragsabwicklung

Für die Nutzung unseres Kundenbereichs verarbeiten wir Bestands- und Vertragsdaten: Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gebuchte Module, Vertragslaufzeit, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie Protokolle über die Einrichtung Ihrer Assistenten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung von Rechnungsunterlagen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Fristen.

7. Zugriff auf Google-Konten unserer Kunden

Buchen Sie den E-Mail- oder Kalender-Assistenten, verbinden Sie Ihr Google-Konto einmalig über die offizielle Anmeldung von Google mit unserer Anwendung. Wir erhalten dadurch ausschließlich die von Ihnen freigegebenen Zugriffsrechte, derzeit das Lesen und Bearbeiten von Nachrichten Ihres Postfachs einschließlich des Anlegens von Entwürfen (gmail.modify) sowie das Lesen und Bearbeiten von Terminen (calendar.events). Ein Zugriff auf Ihr Google-Passwort erfolgt nicht.

Die Nutzung dieser Daten unterliegt den Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Konkret bedeutet das: Wir verwenden die aus Ihrem Google-Konto abgerufenen Daten ausschließlich, um die von Ihnen gebuchten Funktionen zu erbringen. Wir geben sie nicht an Dritte weiter, außer an die unter Ziffer 8 genannten Dienstleister, soweit dies für den Betrieb erforderlich ist, oder wenn Sie es verlangen oder Recht es zwingend vorschreibt. Wir nutzen sie nicht für Werbung und nicht zum Training generalisierter KI- oder Sprachmodelle. Menschen lesen diese Daten nicht, außer Sie stimmen dem für einen konkreten Supportfall ausdrücklich zu, es ist zur Wahrung der Sicherheit oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendig, oder die Daten sind vollständig anonymisiert.

Sie können den Zugriff jederzeit widerrufen, entweder im Kundenbereich oder direkt unter https://myaccount.google.com/permissions. Der Assistent stellt seine Arbeit damit unmittelbar ein.

Die Verarbeitung der Inhalte Ihres Postfachs und Kalenders erfolgt in unserem Auftrag für Sie als Verantwortlichen. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den wir vor der Inbetriebnahme mit Ihnen schließen.

8. Dienstleister und Empfänger

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht:

Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (Serverbetrieb, Rechenzentren in Deutschland und Finnland). n8n GmbH beziehungsweise n8n Cloud (Ablaufsteuerung der Assistenten, Verarbeitung in der EU). Google Ireland Limited (Zugriff auf Postfach und Kalender im Rahmen der von Ihnen erteilten Berechtigungen). Anthropic PBC und OpenAI, jeweils über die europäischen beziehungsweise vertraglich abgesicherten Angebote, für die Texterstellung der Entwürfe. Twilio Inc. für Rufnummern und Sprachverbindungen des Telefon-Assistenten, mit Verarbeitung in der Region Irland. Slack Technologies für interne Benachrichtigungen. Haufe-Lexware GmbH & Co. KG für Rechnungsstellung und Buchhaltung.

Soweit ein Dienstleister Daten außerhalb der EU verarbeitet, stützen wir die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder auf die Standardvertragsklauseln nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen. Eine jederzeit aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragnehmer stellen wir unseren Kunden als Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung.

9. Telefon-Assistent

Der Telefon-Assistent weist Anrufende zu Gesprächsbeginn darauf hin, dass sie mit einem KI-System sprechen. Gespräche werden nicht aufgezeichnet, und Gesprächsinhalte werden nicht dauerhaft gespeichert. Verarbeitet und gespeichert werden ausschließlich die für den Zweck erforderlichen Ergebnisse, etwa ein vereinbarter Termin oder eine Rückrufbitte, sowie Zählwerte für die Abrechnung und den Monatsbericht: Anzahl der angenommenen Anrufe, Anzahl der geführten Gespräche und deren Gesamtdauer.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Widerspruch einzulegen, die wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen (Art. 21 DSGVO). Richtet sich die Verarbeitung auf Direktwerbung, können Sie ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

11. Sicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere durch verschlüsselte Übertragung (TLS), verschlüsselte Ablage von Zugangsdaten in einem gesonderten Geheimnisspeicher, getrennte Mandanten je Kunde, Zugriffsbeschränkung nach dem Prinzip der geringsten Rechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugänge sowie regelmäßige Sicherungen. Eine Übersicht der Maßnahmen erhalten unsere Kunden als Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.